Como esta semana inicio un taller formativo en una compañía sobre “Productividad personal y Gestión del Tiempo”, he decidido hablar sobre este tema que seguro interesa a más de uno. Este curso en concreto durará solo 2 sesiones, aprovecharemos al máximo el tiempo y nunca mejor dicho, dedicando la segunda de las jornadas para explicar brevemente en que consiste el famoso método GTD (Getting Thins Done) creado por David Allen hace ya algunos años.
Para empezar voy a sincerarme con una confesión sobre el asunto. Realmente… “está todo inventado” en esto de la gestión del tiempo. Lo digo con respeto y admiración a todos aquellos que escriben y hablan sobre este tema, lecturas que me encantan. Sin embargo al final se vuelve siempre a los principios de toda la vida (que no quiere decir en ningún momento que no sean importantes y útiles). A saber: saber decir no, establecer prioridades, planificar y programar tareas, evitar ladrones de tiempo,… Como sucede en muchos casos, lo importante no es saberlo, sino tener la disciplina y motivación para hacerlo.
Y esto era así, es decir, nada nuevo existía hasta que David Allen creo su metodología GTD y que aparece en su conocido libro “Organizate con eficacia“. Fue en ese momento cuando se aportó aire fresco a esto de la productividad personal. ¿Y en qué consiste este método?. Para iniciar la explicación voy a utilizar una metáfora muy sencilla. Sería algo así como cuando dejas aquello que no quieres olvidar en la puerta de tu casa para que al salir la veas. Consiste en un método de organización sencillo y eficiente que se basa sobre una importante premisa: “libera tu mente”. Deja de pensar en recordar, si esas frases que nos decimos como “que no se me olvide…”, “tengo que …”. Al hacerlo tu cabeza puede permitirse poner más foco en la ejecución de las acciones, ser más efectivo y reducir tu nivel de estrés.
Tras esta premisa, Allen creo un proceso que se ha popularizado porque la tecnología se ha puesto a su servicio. Muchas aplicaciones se han creado para que podamos gestionar nuestro tiempo con GTD. Entre las muchas que existen, yo empleo WUNDERLIST, aunque puedes encontrar muchas más en el mercado y la mayoría gratuitas. Utilices o no una app, el proceso es lo importante. Este se asienta en 5 importantes acciones:
- Recopilar: Capturar todas las cosas que van surgiendo y que necesiten una atención posterior, depositando recordatorios en una bandeja de entrada llamada también inbox, canasto o cesto. Se libera la mente para que se centre en lo que hay que hacer, no en lo que hay que recordar.
- Procesar: Analiza cada una de las cosas que hay en la bandeja de entrada, decidiendo qué hacer con ellas.
- Organizar: Clasifica en listas las cosas que se han procesado, a fin de llevar un seguimiento de las mismas. La organización propone cuándo acometer las tareas de la manera más eficiente, según nuestro criterio en ese momento.
- Revisar: Es uno de los pasos más importante de todos y consiste en comprobar las listas con frecuencia, para reorganizar las mismas de acuerdo a las circunstancias y a las necesidades de ese momento, eliminando de las listas las tareas concluidas.
- Hacer: Ejecuta las tareas siguiendo diferentes criterios: contexto, tiempo disponible, energía, y por supuesto prioridad.
Con este proceso y siguiendo su premisa acerca de que “tu cerebro está hecho para pensar, no para recordar todo”, se puede “vaciar” tu cerebro de los pendientes, tareas, preocupaciones, … para que tu mente esté despejada y puedas pensar sin estar abrumado. La mente no funciona igual cuando está llena de pensamientos y preocupaciones.
Espero haberte ayudado con este artículo breve y al menos conozcas , por encima, en que consiste el método GTD.
Gracias por tu tiempo, lo más valioso que tienes, y no olvides …¡desarrollar tu talento y el de tu equipo!
