La técnica ESC para la gestión de tiempo

Esta semana he finalizado tres talleres sobre gestión del tiempo y efectividad personal. Desde mi punto de vista se trata de una de las competencias clave que todo profesional debe dominar para conseguir ser realmente productivo en su puesto de trabajo, aportando valor y haciendo crecer su área y empresa. Suelo empezar pidiendo a los alumnos que me respondan a la siguiente pregunta: ¿por qué se te paga?. Es muy importante que seamos conscientes de lo realmente importante, aquello que depende de mí de acuerdo a mis funciones y responsabilidades, y que debe constituir el foco sobre el que centrar mi tiempo. Lo mismo si se hablamos del ámbito personal, cada persona debe conocer aquello que realmente es lo más importante en la vida para decidir como invertir los 1440 minutos que todos los días disponemos. Como dice un famoso ponente muy de moda en estos momentos, “lo importante en la vida es saber que lo importante es lo más importante”.  Como nos dicen este anuncio publicitario, en eso consiste la vida…

También he comentado en más de una ocasión que sobre la gestión del tiempo, “todo está inventado”. Matriz importante y urgente, combatir ladrones de tiempo, priorizar,… No digo que no sea importante, en los cursos que acabo de impartir casi toda la formación se ha centrado en estos aspectos.

No obstante, de las pocas innovaciones que han surgido los últimos años junto la metodología GTD (Getting Things Done) de la que ya hablé en otro artículo hace algunas semanas, existe otra sencilla  técnica para administrar nuestro tiempo que considero  útil en los tiempos actuales. Quizás te suene, la técnica ESC.

ESC es el acrónimo de Eliminar, Simplificar y Combinar, tres acciones que deberíamos plantearnos de vez en cuando sobre nuestras acciones diarias y habituales de nuestra vida personal y profesional, con el objetivo de conseguir ser más eficientes en su ejecución:

• ELIMINAR: Las personas en ocasiones sufrimos síndrome de diógenes en relación a tareas y funciones que seguimos realizando e invirtiendo tiempo en ellas a pesar de que no nos aportan ningún valor, tampoco nos ayudan a alcanzar nuestra metas, y hasta en ocasiones nos desagradan. Sin embargo por una extrañara razón no nos deshacemos de ellas. Acumulamos y acumulamos tareas que nos roba tiempo que podríamos invertir en otras que aportan más valor. Es necesario que con cierta frecuencia nos hagamos preguntas del siguiente tipo:

¿qué, de todo lo que hago, puedo dejar de hacer y no sólo no mermaría la calidad de mi vida sino que la mejoraría?

¿qué, de todo lo que hago habitualmente durante mi jornada laboral, puedo dejar de hacer y no sólo no mermaría el desarrollo de mi trabajo sino que la mejoraría?

• SIMPLIFICAR: En otra categoría están las tareas que debemos hacer, no podemos eliminarlas ya que son necesarias, aunque el tiempo que invertimos en ellas en relación al valor de las mismas está descompensado. Quiero decir que le dedicamos mucho tiempo para el impacto o satisfacción que generan en nuestra vida. Si somos capaces de simplificarlas, invertir menos tiempo en ellas, conseguiremos hacerlas pero sin dedicarles tanto tiempo. En este caso la automatización de procesos y las nuevas tecnologías nos puedan servir de mucho. Lo ilustro con dos ejemplos. El primero hace referencia a realizar la compra. A no ser que te guste, que sea una de tus acciones favoritas (para mi no lo es), en los tiempos actuales puedes realizar casi todas tus compras de forma muy cómoda y rápida desde casa gracias al comercio electrónico on line que ya ofrecen muchos supermercados. El otro ejemplo sencillo sería el del envío de emails en el trabajo. Si sueles repetir un mismo correo electrónico, puedes ahorrar tiempo si creas plantillas y las utilizas, sin tener que escribir un texto nuevo cada vez que redactes ese email. También te puede ayudar hacerte esas preguntas:

¿Qué cosas de las que hago son poco eficientes, es decir, me aportan poco con respecto al tiempo que dedico a las mismas?¿Qué tareas importantes podría seguir haciendo de una manera más sencilla, más fácil, pero obteniendo los mismos resultados?

• COMBINAR: La última de las acciones y la más fácil de hacer. Consistiría en combinar las realización de dos tareas compatibles en el mismo periodo de tiempo. Es muy importante seleccionar bien las tareas que combino para que realmente sean compatibles, es decir, que se puedan desarrollar ambas de forma adecuada sin restar calidad. Ejemplos típicos es el de aprovechar los desplazamientos en coche para realizar las llamadas, mientras viajas escuchar podcast en inglés para mejor el conocimiento de dicha lengua, utilizar las comidas para celebrar algunas reuniones de trabajo. Puedes plantearte estas preguntas para tomar la decisión sobre que tareas combinar:

¿Qué dos tareas podría combinar durante su jornada laboral de forma natural para utilizar el mismo tiempo en ambas actividades sin perjudicar el desarrollo de cada una de ellas?

Un ejemplo muy extremo sobre esto que estoy hablando, lo puedes ver en este reciente vídeo realizado por SAMSUNG: